Compliance-Regeln in Bezug auf Werbegeschenke

Compliance-Regeln: Schenken beachten!

"Don‘t be evil“, fordert Google seine Mitarbeiter auf und verpflichtet sie, einen Compliance-Fragebogen auszufüllen und zu unterschreiben. In diesem werden verschiedene Situationen durchgespielt, damit jeder Mitarbeiter weiß, was denn genau in den Rahmen der Compliance fällt.

So ist Alkohol erlaubt (in Maßen!). Das Mitbringen von Katzen an den Arbeitsplatz hingegen nicht. Sogenannte „Codes of Conduct“ regeln heutzutage die Compliance eines Unternehmens. Aber was genau bedeutet „Compliance“? Und welche Auswirkungen hat sie auf das Verschenken von Werbegeschenken an Kunden, Geschäftspartner sowie Influencer?

Compliance – was ist das?

Früher hatte jedes Unternehmen ein ungeschriebenes firmeninternes Gesetz. Dieses beinhaltete, wie man sich innerhalb seines Unternehmens zu benehmen hatte. Das hat sich geändert, denn heute wird dieses „Gesetz“ als Compliance-Leitfaden immer öfter schriftlich festgehalten. Jeder Mitarbeiter einer Firma soll genau wissen und auch jederzeit nachlesen können, wie sich sein Arbeitgeber selbst einschätzt. Welche Werte sind ihm wichtig? Worauf wird in der Zusammenarbeit besonderer Wert gelegt.

Die Ursache, dass diese Compliance-Regeln nun auch in „denglishen“ Begriffen wie dem „Mission Statement“ sowie dem o. g. „Code of Conduct“ festgehalten werden, ist evident: halten sich die Mitarbeiter an gesetzliche und/oder interne Regeln, dann wirkt sich das natürlich positiv auf Firmenimage und letztlich Umsätze aus.

Mittlerweile veröffentlichen viele Firmen Ihre selbst gesetzten Compliance-Regeln auch extern im Internet. Ziel ist hier Transparenz. Kunden und künftige Mitarbeitern wird klar ersichtlich, wofür das Unternehmen steht.

Inwiefern ist Compliance bei Werbegeschenken wichtig?

Werbegeschenke dienen in erster Linie dazu, die Geschäftsbeziehung positiv zu beeinflussen. Mit einem Präsent bleibt der Geschenkende im Gedächtnis und versichert dem Gegenüber Wertschätzung. Getreu dem Motto: Kleine Geschenke erhalten die Freundschaft, und in einem bestimmten Budgetrahmen ist dem nichts entgegenzusetzen.

In puncto Streuartikel müssen sich Unternehmen keine Sorgen machen. Denn die Anschaffungskosten pro Stück sind unerheblich. Hier verlangt der Gesetzgeber nicht einmal eine Liste der Beschenkten zu führen. Denn das erweist sich - beispielsweise bei einer Werbeartikel Verteilung in der Einkaufspassage - als schwierig.

Anders sieht es bei hochpreisigen Werbegeschenken für gute Geschäftsfreunde aus. Wer sich im Rahmen der Sachbezugsfreigrenzen bewegt, liegt vollkommen im Rahmen. Darüber hinaus gelten folgende Regeln:

Versenden Sie Geschenke nur an die Geschäftsadresse.

Vermeiden Sie in jedem Fall Geldgeschenke.

Tabu sind Werbegeschenke vor Vertragsabschluss.

Staatliche und staatsnahe Unternehmen/ Amtsträger dürfen keine Werbegeschenke annehmen. Hier bedankt man sich besser mit einer Spende an gemeinnützige Organisationen.

Aktuell liegen die Freigrenzen für Werbegeschenke pro Jahr und Empfänger bei 44 Euro (Stand: Aug. 2020). Liegen Sie in diesem Rahmen, können Sie die Kosten problemlos als Betriebsausgabe verbuchen. (Achtung: Empfänger dokumentieren!) Schauen Sie vor dem Verschicken in die Vorgaben für die aktuellen Complience Regeln für Werbegeschenke des Unternehmens. Bei Unklarheiten schafft ein Telefonat Sicherheit – und Vorfreude beim Empfänger.

Darf jede Zielgruppe Werbegeschenke annehmen?

Amtsträger und öffentliche Einrichtungen dürfen es in der Regel nicht! Wenn Sie sich also bei einem Mitarbeiter des öffentlichen Dienstes bedanken wollen, dann tun Sie das am besten mit einem Dankesschreiben. Sollten Sie einen höheren Betrag investieren wollen, empfiehlt sich die Spende an einen gemeinnützigen oder sozialen Verein. So bittet die Berliner Feuerwehr z. B. darum, auf Dankesgeschenke zu verzichten. Stattdessen solle besser an einzelne Fördervereine der Wachen und Wehren oder an die Deutsche Teddy-Stiftung gespendet werden – letztere stattet Rettungswagen mit Tröster-Teddys aus.

Mitarbeiter und nichtstaatliche Unternehmen dürfen Werbegeschenke annehmen. Oftmals gibt es hier firmeninterne Regelungen. So müssen Mitarbeiter bei Erhalt eines hochpreisigen Geschenks Vorgesetzte informieren.

Fragestellungen zum Thema Compliance:

Bis in welche Höhe dürfen hier Geschenke angenommen werden?
Besteht eine Meldepflicht für Geschenke ab einem gewissen Preis?
Wie ist zu handeln, wenn dem Beschenkten sein Geschenk als für normale Maßstäbe zu teuer vorkommt?

Aber grundsätzlich hilft hier der gesunde Menschenverstand. Mit einem praktischen Geschenk, dass sich in den Arbeitsalltag eingliedert, kompromittieren Sie keine Geschäftspartner. Vielmehr bleiben Sie in guter Erinnerung – mit Strahlkraft für Ihr Unternehmen.