So planen Sie den perfekten Tag der offenen Tür

Inhalt

1. Die geöffnete Tür
2. Was macht den Tag der offenen Tür zum besonderen Event?  
3. Wie lässt sich der Tag der offenen Tür gestalten?
4. Welche Werbeartikel tragen zum Erfolg bei?

1. Die geöffnete Tür

Neugierige Bürger verbinden mit dem Tag der offenen Tür die Gelegenheit zur öffentlichen Besichtigung von Unternehmen, Institutionen und öffentlichen Einrichtungen. Außenstehende können sich über Wirken und Tätigkeiten informieren und bisweilen auch in Bereiche blicken, die im Alltag nicht öffentlich zugänglich sind ‒ der berühmte Blick hinter die Kulissen.

Aus Unternehmenssicht rücken dabei folgende Überlegungen in den Vordergrund. Neben Produktpräsentation, Pflege der Kundenkontakte (Kundenbindung) und Werben von Neukunden bietet die Berücksichtigung folgender Fragen einen Mehrwert: Auf welche Aspekte der Unternehmenswerte lässt sich insbesondere am Tag der offenen Tür gezielt eingehen?

2. Was macht den Tag der offenen Tür zum besonderen Event?  

Die unmittelbare Nahbarkeit vor Ort ermöglicht eine persönliche Atmosphäre, in der direkter Kontakt zu potentiellen Kunden oder Geschäftspartnern aufgebaut werden kann. Auch die lokale Vernetzung, etwa mit anderen Unternehmen, wird dadurch erleichtert. Interaktionen sind beim Tag der offenen Tür oft weniger förmlich und das Klima ungezwungen, oft familiär. Ein Grund dafür ist der Veranstaltungsort, der außerhalb der geschäftigen Arbeitszeit, mit entsprechender Herrichtung Ruhe und ein Ambiente der Willkommenskultur ausstrahlt. Üblicherweise ist dies der Firmensitz, eine Zweigniederlassung oder Verkaufsstelle.

3. Wie lässt sich der Tag der offenen Tür gestalten? 

Der Tag der offenen Tür zählt zusammen mit der Betriebsbesichtigung und Werksführung zu den Event- und Ausstellungsaktivitäten eines Unternehmens, mit dem Ziel allen Interessierten Informationen über den Betrieb zu verschaffen und ermöglicht Kontakte zu knüpfen. Neben Betriebsführung und weiteren informierenden Programmpunkten empfiehlt sich ein unterhaltsames Rahmenprogramm und die Bewirtung mit Speise und Trank. Das Wohlbefinden der Besucher sollte an erster Stelle stehen. Folgende Liste gibt Anregungen für die Planung und Umsetzung:

1. Planung:

Ziele festlegen: Bestimmen Sie das Hauptziel des Events, beispielweise Kundenbindung, Neukundengewinnung, Bekanntmachung neuer Produkte oder Dienstleistungen.

Datum und Uhrzeit wählen: Wählen Sie Datum und Uhrzeit, die für Ihre Zielgruppe günstig sind. Vermeiden Sie Feiertage und Schulferien, wenn möglich.

Zielgruppe identifizieren und einladen: Bestimmen Sie, wer eingeladen wird – bestehende Kunden, potenzielle Kunden, Geschäftspartner oder die breite Öffentlichkeit. Versenden Sie Einladungen per E-Mail, Post oder über soziale Medien. Pressemitteilungen und lokales Werben mit Kooperationspartnern erhöht ebenfalls die Reichweite für mehr Aufmerksamkeit.

2. Das Programm:

Präsentationen und Reden: Planen Sie Präsentationen, Reden oder Vorführungen, die Ihr Unternehmen, Ihre Produkte oder Dienstleistungen vorstellen.

Führungen organisieren: Bieten Sie geführte Touren durch Ihre Räumlichkeiten an, um den Besuchern einen Einblick in Ihre Arbeitsprozesse und -bereiche zu geben. Eine klare Beschilderung erleichtert die Navigation für Besucher.

Workshops und Demonstrationen: Bieten Sie Workshops oder Live-Demonstrationen an, die für Ihre Besucher interessant, lehrreich und nach Möglichkeit interaktiv gestaltet sind.

Unterhaltung: Sorgen Sie für Unterhaltung, z.B. durch Live-Musik, Künstler oder andere Attraktionen, die die Veranstaltung auflockern. Veranstalten Sie Gewinnspiele oder Verlosungen, um das Interesse der Besucher zu wecken und die Teilnahme zu erhöhen.

Gastfreundschaft: Catering für das leibliche Wohl gehört zu jeder gelungenen Veranstaltung. Stellen Sie sicher, dass sich Ihre Gäste wohl und willkommen fühlen. Freundliches Personal und eine angenehme Atmosphäre sind entscheidend.

3. Werbeartikel und Giveaways:

Werbeartikel verteilen: Verteilen Sie nützliche und ansprechende Werbeartikel, die Ihr Firmenlogo tragen. Ideal sind praktische Gegenstände mit Firmenbranding, die einen Mehrwert besitzen.

4. Feedback und Nachbereitung:

Feedback einholen: Bitten Sie die Besucher um Feedback, um zu erfahren, was gut funktioniert hat und was verbessert werden kann.

Dankesnachrichten: Senden Sie nach der Veranstaltung Dankesnachrichten an die Teilnehmer und teilen Sie Fotos oder Highlights des Tages. Die mediale Aufbereitung bewahrt Erinnerungen an das Event und dient gleichzeitig als Werbung für zukünftige Events.

Analyse und Auswertung: Analysieren Sie die Veranstaltung, um den Erfolg zu messen und Erkenntnisse für zukünftige Events zu gewinnen.

4. Welche Werbeartikel tragen zum Erfolg bei?

Werbeprodukte haben den Zweck bei der Zielgruppe auch nach einem Event positiv im Gedächtnis zu bleiben und durch die Außenwirkung den Bekanntheitsgrad zu steigern. Die Auswahl der richtigen Streuartikel für einen Tag der offenen Tür hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie dem Zielpublikum, dem Budget und dem Image des Unternehmens. Das Produkt sollte zu den Werten Ihres Unternehmens passen und Relevanz ausstrahlen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Logo und Ihre Botschaft gut sichtbar und professionell auf den Artikeln platziert sind. Ideal sind praktische Werbeartikel, die im Alltag helfen und gebraucht werden. Etwas Besonderes sind Artikel, die vor Ort mit den Namen der Besucher veredelt werden, beispielsweise Namensschilder, Kugelschreiber oder Tassen. HACH bietet diesen Service an und begleitet Ihren Tag der offenen Tür gerne mit individualisierbaren Werbeprodukten. 

Wichtig ist zudem, dass die Werbeartikel hochwertig sind, denn von der Qualität schließen die Beschenkten unterbewusst auf die Werte Ihres Unternehmens. Einige bewährte Werbeartikel, die Unternehmen bei einem Tag der offenen Tür infrage kommen, sind nachfolgend aufgelistet:

1. Praktische Alltagsgegenstände

• • Kugelschreiber: Immer nützlich und weit verbreitet, oft genutzt und gesehen.

  • Notizblöcke: Praktisch für Notizen, besonders in einem beruflichen Umfeld.

  • Taschen: Einkaufstaschen oder Stoffbeutel sind umweltfreundlich und haben eine hohe Sichtbarkeit.

2. Technologie-Gadgets

• • USB-Sticks: Nützlich für die Speicherung von Daten und ideal für geschäftliche Kunden.

  • Powerbanks: Hilfreich und oft genutzt, steigern sie die Sichtbarkeit der Marke.

  • Handyhalterungen: Praktisch für den Schreibtisch oder das Auto, nützlich und präsent im Alltag.

3. Lifestyle- und Wellness-Artikel

• • Wasserflaschen: Wiederverwendbare Flaschen sind umweltfreundlich und beliebt.

  • Tassen: Kaffeetassen oder Thermobecher, die täglich genutzt werden können.

  • Gesundheits- und Wellnessprodukte: Kleine Erste-Hilfe-Sets, Desinfektionsmittel oder Seife.

4. Bürobedarf

• • Kalender: Wand- oder Tischkalender mit dem Firmenlogo.

  • Mauspads: Nützlich und ständig in Sicht auf dem Schreibtisch.

  • Lesezeichen: Einfach und günstig, aber nützlich für Bücherliebhaber.

5. Freizeit- und Outdoor-Artikel

• • Regenschirme: Sehr praktisch und bieten eine große Fläche für das Firmenlogo.

  • Grill- und Picknickzubehör: Nützlich im Sommer und oft im Gebrauch.

6. Kinderfreundliche Artikel

• • Malbücher und Buntstifte: Attraktiv für Familien mit Kindern.

  • Luftballons: Immer ein Hit bei den Kleinen und erhöhen die Sichtbarkeit.

7. Personalisierte Artikel

• • Namensschilder: Bei großen Veranstaltungen hilfreich und personalisiert.

  • Individuell gestaltete Artikel: Artikel, die speziell auf das Event oder das Unternehmen abgestimmt sind.

8. Umweltfreundliche Artikel

• • Samenpakete: Ermutigen zum Pflanzen und sind umweltfreundlich.

  • Bambus- oder Holzprodukte: Nachhaltige Alternativen zu Plastik.

9. Gutscheine und Rabatte

• • Rabattgutscheine: Für zukünftige Einkäufe oder Dienstleistungen des Unternehmens.

  • Kostenlose Proben: Produkte oder Dienstleistungen des Unternehmens zum Ausprobieren.

10. Werbetextilien

• • • T-Shirts: Mit dem Firmenlogo bedruckt, ideal für den Freizeitgebrauch.

    • Caps: Praktisch und modisch, bieten diese eine gute Werbefläche.

Ihr HACH-Team wünscht gute Planung und einen produktiven Tag der offenen Tür!