Onboarding: Wie Sie neue Mitarbeiter gewinnbringend einarbeiten

Zwei Kolleginnen besprechen ihre Aufgaben.

 

Warum neue Mitarbeiter onboarden?

Neue Mitarbeiter in der Firma einzuarbeiten ist kein Prozess, der von heute auf morgen abgeschlossen ist. Beim Onboarding geht es darum, strukturiert für eine zügige und gelungene Einarbeitung bezüglich der fachlichen Aufgaben zu sorgen und den neuen Kollegen in das für ihn fremde, soziale Umfeld zu integrieren. Wie Sie den Überblick behalten, das richtige Willkommensgeschenk auswählen und das neue Teammitglied erfolgreich integrieren, lesen Sie im Folgenden.


1. Erste Schritte vor dem Arbeitsbeginn 

Noch bevor der erste Arbeitstag des zukünftigen Teammitglieds beginnt, bieten Teamevents, Mitarbeiterveranstaltungen oder ein lockeres Treffen am Ende des Arbeitstages die Möglichkeit für den Neuling erste Kontakte zu knüpfen und zukünftige Kollegen kennen zu lernen. Eine weitere Gelegenheit zur Kommunikation vorab, ist die Hilfe bei Kinderbetreuung und Wohnungssuche.

Bezüglich des Arbeitsplatzes sind im Vorfeld administrative und organisatorische Dinge zu regeln. Hierunter fallen vertragliche und arbeitsrechtliche Formalitäten. Hinzu kommen relevante Voraussetzungen für den Arbeitsalltag, die es von Seiten des Arbeit. Dies können beispielsweise folgende Themen sein:

 

  • Personalfragebogen und Infomaterial zum Unternehmen zusenden
  • Dresscode und Arbeitszeiten
  • Arbeitsplatz ausstatten und einrichten inklusive Zugangsdaten für E-Mail-Adresse und Software
  • zukünftige Kollegen und Teammitglieder informieren
  • Kollegen als Mentor ernennen, idealerweise mit gleicher Hierarchiestufe und Aufgabenbereich
  • Einarbeitungsplan für den ersten Tag und die nächsten Wochen erstellen
  • Willkommensgeschenk auswählen
Mitarbeiterin bekommt Dokumente überreicht.Mitarbeiterin bekommt Dokumente überreicht.
Regeln und Verhaltensweisen wie beispielsweise Dresscode sollten mit dem neuen Teammitglied vor dem ersten Arbeitstag besprochen werden.

2. Willkommensgeschenke brechen das Eis 

Willkommensgeschenke für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen sind mehr als eine freundliche Geste. Sie schaffen eine positive Grundstimmung beim Neuling, steigern die Motivation und erleichtern so den Start am neuen Arbeitsplatz. Zudem kommuniziert die Maßnahme Wertschätzung und impliziert eine dauerhafte, langfristige Bindung an das Unternehmen. Dieses Zeichen der Anerkennung kann die Arbeitsmoral steigern und fördert die Bereitschaft zur Leistung. Idealerweise verkörpert das Giveaway Werte und Identität des Unternehmens und fördert die Unternehmenskultur. Der Beschenkte identifiziert sich stärker mit den Zielen und Werten des Unternehmens.

Für das Teambuilding kann ein Willkommensgeschenk als Eisbrecher dienen und den sozialen Austausch fördern. Das Geschenk eröffnet mögliche Gesprächsthemen, die über die des rein beruflichen Dialogs hinausgehen. Das erleichtert den Einstieg ins Team sowie den Aufbau von kollegialen Beziehungen. Nachfolgend haben wir zur Inspiration eine Auswahl geeigneter Werbeartikel zusammengestellt.

Geschenke werden verpackt.Geschenke werden verpackt.
Personalisierte Willkommensgeschenke eignen sich besonders, da sie den neuen Mitarbeiter persönlich ansprechen.
  • Tasse mit Namen
  • Hochwertige Kugelschreiber
  • Notizbuch, Kalender
  • Thermoflasche
  • Büroartikel
  • Taschen und Rucksäcke
  • Beautyprodukte


3. Die ersten Tage

Am ersten Arbeitstag empfiehlt sich nach der Begrüßung eine kurze  Vorstellungsrunde an. Nach einem möglichen, ersten Rundgang macht es Sinn, dem neuen Mitarbeiter anhand des Einarbeitungsplans einen Überblick zu geben, welche Programmpunkte an Tag eins und in den kommenden Tagen anstehen. Je nach Branche und Arbeitsplatz folgt dann die Einarbeitung mithilfe des Mentors. Zur Mittagspause bietet sich das gemeinsame Essen in der Gruppe als Integrationsmaßnahme an, da hier der Rahmen besteht, die neuen Kollegen besser kennen zu lernen und sich über Themen außerhalb der Arbeitswelt auszutauschen. Die erste Arbeitswoche knüpft an den ersten Arbeitstag an. In diesem Zeitraum kommt es darauf, dass der Neuling sich nachhaltig mit dem Unternehmen identifizieren kann und erste Routinen sich festigen. Zentrale Punkte können hierbei sein:

  • eine Tour über das Betriebsgelände und die einzelnen Abteilungen
  • ein wöchentliches Meeting zwischen neuen Mitarbeitern und Managern
  • umfangreichen Überblick über Dienstleistungen und Produkte geben
  • weiterführende Einarbeitung in Aufgabenbereiche und Tools


4. Das Feedback-Gespräch

Das erste Feedback-Gespräch Ende der ersten Woche ist besonders wichtig, denn es zeigt auf, wie der Onboarding-Prozess bislang verlaufen ist und wo noch Optimierungspotenzial besteht. Meist findet das Gespräch mit dem Team-Manager und dem oder der Vorgesetzten aus der Fachabteilung statt. Die Teilnahme des Mentors ist empfehlenswert. Diese Fragen an den neuen Kollegen geben Anhaltspunkte zur aktuellen Situation. Dabei sind geschlossene Fragen zu vermeiden, denn je mehr der neue Mitarbeiter über seine Erfahrungen erzählt, desto besser verstehen Sie ihn und können gezielt auf Ihn eingehen:

  • eine Tour über das Betriebsgelände und die einzelnen Abteilungen
  • ein wöchentliches Meeting zwischen neuen Mitarbeitern und Managern
  • umfangreichen Überblick über Dienstleistungen und Produkte geben
  • weiterführende Einarbeitung in Aufgabenbereiche und Tools
Mitarbeiter sitzen im Büro und unterhalten sich.Mitarbeiter sitzen im Büro und unterhalten sich.
Im Feedback-Gespräch ist offene Kommunikation wichtig, denn nur so lässt sich konstruktiv arbeiten.

 

Hat der Neuling gezeigt, dass er delegierte Aufgaben rasch und sicher umsetzt und fügt er sich schnell in das Gesamtgefüge ein? Dann sollte dies im Feedback-Gespräch ebenfalls angesprochen werden. Wertschätzung und Belohnung sind sowohl für bestehende Mitarbeiter als auch für Neulinge eine wichtige Stellschraube, wenn es um Mitarbeiterzufriedenheit geht. In jedem Fall lohnt es sich eine regelmäßige Feedback-Runde beizubehalten. Abhängig von den Ergebnissen und dem Voranschreiten des Eingliederungsprozesses kann das zeitliche Intervall der Gespräche angepasst werden. Unterstützung und Anlernen neuer Arbeitsabläufe mit steigender Verantwortung stehen in den darauffolgenden Wochen weiterhin im Fokus. Integration in das Team hilft dabei, die Zusammenarbeit stetig zu verbessern und das Potenzial des Teammitglieds zu steigern.

 

5. Resümee

Onboarding hat viele Vorteile: Durch die optimale Einarbeitung sind neue Mitarbeiter zufriedener, motivierter und erbringen dementsprechend schneller Leistung. Zudem werden sie auch langfristig im Unternehmen bleiben, wenn sie sich gut aufgenommen und wertgeschätzt fühlen. Unsicherheiten verfliegen und die Kündigungsrate sinkt. Der erste Eindruck vom Unternehmen ist für einen zukünftigen Angestellten entscheidend, stellt dieser doch die Weichen für die folgenden Wochen und Monate. Ihr HACH-Team wünscht erfolgreiches Onboarding!