30. Oktober? – Wir feiern den Tag der Checkliste!

Wollen Sie schon ewig Arbeitsabläufe, Projekte oder einfach nur Ihr Büro ein bisschen besser organisieren? Dann bietet der der 30. Oktober die ideale Gelegenheit für den Tritt in den verlängerten Rücken. Denn am vorletzten Oktobertag feiern wir den Tag der Checkliste! Die Idee, sich an diesem Datum den hilfreichen Listen zu widmen, stammt aus den USA. Dort ist der Tag als (National) Checklist Day bekannt. Wie es dazu kam, dass sich ein gesamter Tag der Ordnung und Struktur widmet, lesen Sie hier.

Warum wurde der 30. Oktober als Tag der Checkliste gewählt?

Der Grund, warum genau am 30. Oktober an die Checkliste gedacht werden soll, hat leider einen traurigen Hintergrund und geht auf das Jahr 1935 zurück. An diesem 30. Oktober kam es im US-amerikanischen Bundesstaat Ohio zum Absturz eines Militärflugzeugs. Als Ursache des Unglücks gilt ein Fehler der Piloten, welche die Ruderverriegelung des Flugzeugs nicht lösten - sie hatten es vermutlich einfach vergessen. So wurde das tragische Ereignis wohl zur Geburtsstunde von Checklisten in der Luftfahrt. Von nun an entstanden zahlreiche solcher Listen, die Piloten genau vorgeben, welche Aktionen sie im Rahmen eines Fluges ausführen müssen. Sie sind heute ein unverzichtbarer Bestandteil des Luftverkehrs – und fanden Nachahmung in vielen Bereichen des Alltags.

Die Checkliste – ein wichtiges Werkzeug im modernen Arbeitsleben

Eine Checkliste sorgt also dafür, dass Vorgänge standardisiert und vollständig ausgeführt werden. Wer auch immer mit einer Handlung betraut ist – zum Beispiel das Flugzeug fliegt – mit dem einfachen Dokument weiß diejenige Person, was in einer bestimmten Phase zu tun ist. Und wer jeden einzelnen Punkt auf der sorgfältig erstellten Liste beachtet, kann auch nichts vergessen. Auch die Reihenfolge von Handlungen lässt sich über die Anordnung der Listeneinträge gut vorgeben. Das erhöht die Sicherheit und letztlich auch die Qualität von Arbeitsergebnissen.

Das Werkzeug Checkliste hat sich bewährt. Heute werden sie analog, z. B. in Form von Notizbüchern und auch digital genutzt. Checklisten kommen in fast allen Bereichen des Arbeitslebens vor. Sie helfen bei der Inbetriebnahme von IT-Systemen ebenso wie bei ärztlichen Behandlungen oder bei der Bearbeitung von Vorgängen in den unterschiedlichsten Unternehmen.

Selbst Behörden arbeiten nach einem Checklisten Verfahren. So kann sich jeder Bürger darauf verlassen, dass nicht nach Augenmaß, sondern nach Standard gearbeitet wird. Als Service für den Bürger werden sogar Checklisten veröffentlicht, welche Dinge im Haushalt vorrätig sein müssen, sollte es zu Engpässen in der lebensnotwendigen Infrastruktur kommen.

Einsatzmöglichkeiten im Projektmanagement

Auch Ihren Projekten verleihen die Listen nicht nur am Tag der Checkliste mehr Struktur. Kann etwa ein bestimmter Projektschritt erst nach dem vollständigen Abschluss mehrerer Vorgängeraktivitäten starten, prüfen Sie, wann diese Voraussetzungen erfüllt sind.

Oder wollen Sie den Projektfortschritt überwachen? Nutzen Sie dafür doch einfach eine Checkliste, der Sie ein bestimmtes Datum zuweisen. Auf dieser Liste halten Sie dann fest, welche Punkte zum entsprechenden Zeitpunkt erledigt sein sollen. Ist ein Punkt abgeschlossen, haken Sie diesen einfach ab. So behalten Sie den Projektfortschritt stets im Blick.

Vielfältige Varianten vom Zettel bis zur App

Wo und wie Sie Ihre Checkliste anlegen und nachverfolgen, bleibt Ihnen überlassen. Verwenden Sie den Organisationshelfer einfach entsprechend Ihrer persönlichen Vorlieben - ob als klassische Liste auf Papier, als App oder im E-Mail- oder Office-Programm auf dem Laptop.

Wenn Sie die Papierform bevorzugen und die Liste über einen längeren Zeitraum nutzen, bieten sich Hilfsmittel wie ein Notizbuch oder ein Kalender an. Dann wissen Sie auch immer, wo Sie die Liste finden. Bei der Zusammenarbeit im Team haben sich auch große Flipchart-Bögen bewährt, die an der Wand befestigt schnell einen Überblick über den Status der Checkliste geben.

Mit Checklisten Vorlagen von Erfahrungen profitieren

Ob auf Papier oder elektronisch - wer mag, kann die Einträge auf der Liste auch noch zu Kategorien gruppieren, farbig markieren oder nach Kriterien wie Dringlichkeit oder Wichtigkeit ordnen. Bei der elektronischen Variante oder der Flipchart-Version können Sie außerdem entscheiden, ob Sie das Hilfsmittel allein oder gemeinsam mit anderen Personen nutzen möchten. Verwenden Sie die Liste im Team, sollten Sie sich allerdings mit den Kollegen über die Handhabung verständigen.

Für viele Anwendungsbereiche finden Sie im Internet oder in Büchern übrigens zahlreiche Checklisten-Vorlagen. Diese enthalten bereits die wichtigsten Punkte zum jeweiligen Thema und können meist nach Belieben ergänzt oder verändert werden. So profitieren Sie besonders schnell von diesem hilfreichen Werkzeug und greifen dabei auf vorhandene Ideen und Erfahrungen zurück.

Foto: 1. Steve Buissinne | Pixabay