Geschäftliche Einladungskarten

Geschäftliche Einladungskarten richtig gestalten

Was auch immer Sie auf Ihre geschäftlichen Einladungskarten schreiben, die Zielsetzung ist gleich: Neugier wecken verbunden mit der Teilnahme des Empfängers beim Event. Damit Ihre Veranstaltung ein voller Erfolg wird, gehört ein ansprechen gestaltetes Schreiben zum gut organisierten Einladungsmanagement. Verdeutlichen Sie in Ihrer Einladungskarte, welche Strahlkraft von Ihrer Veranstaltung ausgeht und welche Vorteile Ihr Gast bei Teilnahme genießen kann. Ihre geschäftliche Einladungskarte ist eine Verlockung für den Adressaten und eine gute Präsentationsmöglichkeit für Ihr Unternehmen!

Im HACH Werbeartikel Onlineshop dürfen Sie aus einem Umfangreichen Sortiment an klassischen und trendbewussten Motiven für die Einladungskarten auswählen. Abgesehen von der Einladung zu Geschäftseröffnungen, dem alljährlichen Neujahrsempfang, können Sie hier auch Save the Date-Karten und Einladungskarten zur Messe online bestellen. Danke des Kartedesigners können Sie die Einladungskarten nach den individuellen Bedürfnissen Ihrer Geschäftspartner konfigurieren.

So gestalten Sie Ihre geschäftlichen Einladungen verführerisch

Die zukünftigen Gäste erhalten mit der Einladungskarte den ersten und wichtigsten Eindruck von Ihrer Veranstaltung. Damit die Einladungskarte nicht nur zur Kenntnis genommen, sondern der Leser zum Teilnehmer wird, benötigt Ihr Schreiben obligatorische Angaben. Hinzukommen so genannte „weiche Faktoren“, die Ihren Gast von der Wichtigkeit der Veranstaltung überzeugen können. Erwähnen Sie in der Einladungskarte besser mehr als zu wenige Details Ihrer Veranstaltung!

• Wann findet das Event statt (Datum, Wochentag, Uhrzeit Beginn und Ende)

• Ort/ Treffpunkt mit Wegbeschreibung

• Anlass und Art der Veranstaltung und Gastgeber

• Programm mit Rednern, eventuellen Ehrengästen und Themenschwerpunkten

• Rückmeldung für die Teilnahme und Ansprechpartner für eventuelle Fragen

Mit den obigen Kerndaten können sich Ihre Geschäftspartner einen guten Überblick der Veranstaltung machen. Jetzt geht es darum, ihn oder sie als wichtigen Gast zu gewinnen. Präsentieren Sie sich in der Einladungskarte als perfekter Gastgeber und überzeugen Sie zur Teilnahme. Zu allererst möchte Ihr Gast wissen, welche Benefits ihn oder sie erwartet. Kann er mit einer ausgefallenen Bewirtung rechnen? Dann lassen Sie Ihren Gästen das Wasser im Munde zusammenfließen, in dem Sie einen kulinarischen Ausblick geben. Hier passt auch ein Hinweis zur eventuellen Kleiderordnung. Denn zum Sektempfang wird ein anderes Outfit als beim Bankett erwartet.

Sprechen Sie jeden Gast persönlich an, als ob Sie die Einladungskarte nur für sie oder ihn geschrieben hätten. Besonders hochrangige Entscheider erhalten täglich mehrere Einladungskarten für wichtige Veranstaltung. Hier müssen Sie mit treffenden Formulierungen Ihr Event mit dem passenden USP versehen. Vermitteln Sie dem Adressaten, dass die Veranstaltung durch sein oder ihr Erscheinen zum Erfolg wird.

Versenden Sie Ihre Einladungskarten an Gäste von außerhalb? Dann sprechen Sie unbedingt Hotelempfehlungen aus. Bitte informieren Sie sich vorab, wie die Auslastung dieser Hotels ist. Von einer Wegbeschreibung und der Telefonnummer örtlicher Taxiunternehmen profitiert Ihr Gast ebenfalls. Sollten diese Details nicht auf die Einladungskarte passen, dann können Sie einen Einleger drucken lassen. Hier empfiehlt es sich den Ansprechpartner Ihres Hauses zu nennen, der das Gäste- und Einladungsmanagement übernimmt. Lassen Sie Ihre Gäste wissen, dass Hospitality ihn Ihrem Unternehmen großgeschrieben wird!

Einladungskarten packend formulieren

Verabschieden Sie sich bei Ihren Einladungskarten von Allgemeinplätzen und Floskeln. Sätze wie: „Wir möchten Sie am … zum … einladen.“ mussten Ihre Gäste schon zu oft lesen. Gehen Sie direkt ran und schreiben Sie besser „Am … findet unsere Hauptversammlung statt und wir laden Sie herzlich als wichtigen Teilnehmer ein.“ Eine weitere Stilblüte dürfen Sie ebenfalls in den Papierkorb der unscharfen Formulierungen auf Einladungskarten werfen. Schreiben Sie nicht „Wir hoffen auf zahlreiches Erscheinen.“ Wen erwarten Sie hier eigentlich? Soll Ihr Gast auch unter den Erscheinenden sein? Zielsicher formulieren Sie mit „Wir hoffen, dass Sie Zeit und Lust finden, bei unserer Hauptversammlung teilzunehmen.“ Je direkter und persönlicher Sie den Adressaten ansprechen, desto mehr erhöhen Sie die Bereitschaft zur Teilnahme.

u. A. w. g.

Auch für Ihre Veranstaltungsorganisation sind zielgerichtet formulierte Einladungskarten eine Arbeitserleichterung. So ist es beispielsweise üblich, dass der Gast eine Rückmeldung zur Teilnahme abgibt. Hier haben Sie verschiedene Möglichkeiten, ihn oder sie dazu aufzufordern. Sicher ist ein „u. A. w. g. bis zum …“ (um Antwort wird gebeten bis zum …) sachlich richtig. Gönnen Sie Ihrem Geschäftspartner einige Worte mehr. Formulieren Sie persönlicher und individueller. Sie möchten ja auch nicht mit einer Abkürzung als Teilnehmerantwort abgespeist werden.

Laden Sie internationale Gäste ein, dann verwenden Sie „R.S.V.P. by …“. Dieses Akronym ist aus der französischen (répondez s'il vous plaît) in die englische Sprache gewandert. Wenn Sie eine weniger formelle Einladungskarte für Ihre internationalen Teilnehmer aufsetzen, dann dürfen Sie auch ein "Will you join us? Please contact us via … within the next … weeks. Thank you!".

s. t. & c. t. – Wann ist der richtige Zeitpunkt

Sicher haben Sie auch schon Einladungskarten mit s. t. und c. t. Kürzeln erhalten. Hier will Ihnen der Einladende mitteilen, wann es losgeht. Sine Tempore (s.t.) heißt im Latein „ohne Zeit“ und bedeutet, dass es pünktlich zum angegebenen Zeitpunkt losgeht. Cum Tempore (c.t.) wird hinter der angegebenen Zeit vermerkt, wenn die Veranstaltung 15 Minuten nach der offiziellen Eröffnungszeit beginnen wird. Das gibt allen Teilnehmern die Chance, den Platz zu finden und in voller Konzentration den ersten Redner zu erleben.