Umzugskarten für Firmen

Geschäftliche Umzugskarten gestalten

Ihre Firma wird größer und erfolgreicher. Grund genug ein neues Domizil zu suchen. Sind die neuen Büroräume endlich gefunden, warten vielerlei Aufgaben auf Sie. Dazu gehört natürlich das Versenden von stilvollen Umzugskarten an Ihre Kunden, Lieferanten und Geschäftspartner.

Geschäftliche Umzüge kommen einer Herkulesaufgabe gleich. Bei laufendem Betrieb alles von einem Ort zur neuen Adresse zu verfrachten, ist ein Kraftakt. Das gilt besonders, wenn Sie mit Laufkundschaft und Stammkunden arbeiten. DA reicht es nicht, einfach nur eine Notiz bei der alten Geschäftsadresse zu hinterlassen. Besonders effektiv ist immer noch das Versenden von Umzugskarten. Denn hier haben Sie gleichzeitig die Gelegenheit über eine Eröffnungsparty zu unterrichten. Damit sparen Sie sich das Verschicken von Umzugskarten getrennt von den Einladungen zur Geschäftseröffnung. Die Auswahl der passenden Umzugskarten darf schon lange passieren, bevor der Umzugswagen rollt. So sind Sie bestens gewappnet, damit das Geschäft gleich weitergehen kann.

Als Firma umziehen – Diese Schritte sind wichtig

Mit dem Packen der Umzugskartons, der Auswahl der richtigen Umzugskarten für Ihre Kunden und dem Bestellen der Möbelpacker ist ein Firmenumzug nicht getan. Hier listen wir die wichtigsten Schritte auf, damit Sie den Überblick im Umzugschaos behalten.

Mindestens 6 Monate vor dem großen Umzugstag

Checken Sie noch einmal den Mietvertrag! Denn darin steht die Kündigungsfrist für Ihre Gewerberäume – und damit auch ab wann Sie den neuen Mietvertrag kostengünstig abschließen können. Haben Sie den Vertrag gekündigt, die neue Adresse gefunden? Dann erbitten Sie gleich Angebote von Umzugsunternehmen. Je früher Sie den Umzug planen, desto günstiger wirkt sich das für Ihre Kalkulation aus.

Die Kündigung der alten Geschäftsadresse ist die erste Gelegenheit Ihre Lieferanten, Kunden und Zulieferer mittels Umzugskarten vom Umzug zu unterrichten. So können diese rechtzeitig planen. Nebenbei dient dieser Schritt zum Auffrischen der alten Geschäftsbeziehung.

Sobald Sie wissen, wann Sie Ihre Arbeit in den neuen Geschäftsräumen aufnehmen, versenden Sie eine Save the Date Karte. Damit kündigen Sie eine feierliche Eröffnung an und setzen gleichzeitig den Startschuss für eine noch bessere Zusammenarbeit. Auch bei Ihren Mitarbeitern können Sie sich angemessen bedanken. Denn die schultern in der Umzugsphase noch mehr im Tagesgeschäft.

Mindestens 4 Monate vor dem Umzug

Jetzt ist der beste Zeitpunkt Handwerker zu beauftragen, das Büro zu sortieren und gegebenenfalls ein Entsorgungsunternehmen anzufragen. Was Sie jetzt nicht unmittelbar für den Arbeitsablauf benötigen, kann verpackt werden. Übrigens: Umzugsunternehmen verleihen Kartons auch langfristig. Die Einrichtung der neuen Geschäftsräume können Sie auch schon in die neuen Grundrisse einzeichnen. Das erleichtert den Handwerkern und Möbelpackern die Arbeit am Umzugstag.

Ein wichtiges Thema bei Umzügen ist die Erreichbarkeit. Sprechen Sie sich mit der EDV-Abteilung rechtzeitig ab. Auch Ihr Telefonversorger schätzt es, wenn Sie rechtzeitig Bescheid geben. Dann können Sie temporär an beiden Standorten telefonisch und digital erreichbar sein.

Privat und für Firmen ist ein Umzug immer auch ein Verwaltungsakt. Die neue Geschäftsadresse muss ins Handelsregister eingetragen werden. Der Eintrag in Branchen-, Telefonbüchern und weiteren Portalen muss ebenfalls korrigiert werden. Lassen Sie sich hier gegebenenfalls unterstützen. Denn diese Arbeitsschritte können zeitaufwendig werden.

Werfen Sie in dieser Phase spätestens einen Blick auf den Urlaubsplan für Ihre Mitarbeiter. Entweder Sie benötigen jede Hand: Urlaubssperre! Planen Sie dann ein großes Dankeschön für die Belegschaft ein. im HACH Onlineshop finden Sie die passenden Aufmerksamkeiten und Werbeartikel für alle Branchen.

Sie überlassen die grobe Umzugarbeit den Fachleuten: Betriebsurlaub! Auch dann können Sie jedem Mitarbeiter ein kleines Werbemittel auf den Schreibtisch stellen - als Dankeschön für die Geduld und fürs Packen.

4 Wochen vor dem Umzug

Daueraufträge bei Bank sind meistens auf die Adresse des Unternehmens ausgestellt. Sollte dies der Fall sein, dann entziehen Sie die Einzugsermächtigung für die alte Adresse. Richten Sie im selben Schritt die neuen Daueraufträge ein. Dann erleben Sie keine böse Überraschung.

Stellen Sie den Nachsendeauftrag bei der Post so früh wie möglich. Das gilt auch für Zeitungsabos, Korrespondenz mit den Krankenkassen, Stromversorgern, etc.

14 Tage vor dem Umzug

Nun werden die Umzugskartons gepackt und etikettiert. Am besten verzeichnen Sie die Raumnummer, damit die Kisten gleich am richtigen Platz landen. Erstellen Sie eine Transportgut-Liste. Damit wissen Sie genau, wie viele Kartons am Ende im neuen Domizil stehen müssen.

Thema Übergabeprotokoll: Vereinbaren Sie schon jetzt einen Termin für die Übergabe der neuen Geschäftsräume und lassen Sie alles im Übergabeprotokoll aufnehmen. Denn diese Angaben benötigen Sie zum Beispiel für die Anmeldung von Strom, Wasser oder Gas.

Umzugstag

Notieren Sie unter Zeugen den Stand von Strom-, Wasser- und Gaszählern. Damit der Umzug aller Transportgüter richtig passiert, stellen Sie einen Umzugsmanager auf Ihren Reihen ab. So werden Helfer, Handwerker und Möbelpacker kompetent eingewiesen. Nach dem die letzte Kiste am neuen Standort steht, überprüfen Sie die Umzugsleistung.

Was steht auf Ihren Umzugskarten?

Geschäftliche Umzugskarten sorgen für Aufmerksamkeit im E-Mail-Dschungel. Nutzen Sie also das Potenzial dieser Postsendung auch fürs Marketing!

Wichtige Angaben für die Umzugskarten sind

• Name Ihres Unternehmens und neue Anschrift.
• Haben Sie auch die anderen Kontaktdaten geändert? Dann vermerken Sie auch das.
• Genaues Umzugsdatum oder wann Ihre Firma am neuen Standort erreichbar ist.
• Werden Sie eine Einweihungsparty feiern? Dann laden Sie gleich bei dieser Gelegenheit dazu ein.

Bei der weiteren Gestaltung der Umzugskarten sind Sie natürlich frei. Je persönlicher Sie Ihr Gegenüber ansprechen, desto besser für die Geschäftsbeziehung. Je mehr Ihre Umzugskarten mit dem Unternehmensimage in Einklang stehen, umso besser wird die Grußkarte von Ihren Adressaten verinnerlicht.