Geschäftliche Save the Date Karten für Events

Save the Date Karten – Einladung fürs Networking

Es ist doch immer wieder schön, eine Save the Date Karte auf dem Schreibtisch zu finden. Da hat jemand an Sie gedacht! Und genauso geht es Ihren Geschäftspartner und Kunden. Je eher Sie die Einladungskarte an die Wunschgäste versenden, desto größer die Chance der Teilnahme. Denn deren Terminplaner sind voll.

Damit Ihre geplante Veranstaltung durch viele Gäste belohnt wird, geben Sie den Termin frühzeitig gekannt. Mittlerweile sind dafür Save the Date Karten beliebte Arbeitsmittel. Ob Sie zur Messe einladen oder einen Empfang veranstalten, Ihre Gäste brauchen Gelegenheit das Event rechtzeitig in den Kalender einzutragen.

Eine Veranstaltung ist immer wieder ein schöner Anlass zum Networking. Hier haben Sie die beste Gelegenheit sich und Ihr Unternehmen ins beste Licht zu rücken. Sie können wieder den Faden zu Bestandskunden aufnehmen. Interessenten unterrichten Sie gezielt von Ihrem zukünftigen Geschäftsplänen.

Schon nach dem Versenden der Save the Date Karten lohnt es sich, besonders wichtige Gäste telefonisch zu kontaktieren – sollte nicht bereits eine Reaktion auf Ihre Einladung erfolgt sein. Jetzt ist auch der richtige Zeitpunkt Ihr Gegenüber nicht nur auf den Verlauf der Veranstaltung einzustimmen. Sie können die Save the Date Karte als Türöffner nutzen und ein wenig die Bedürfnisse Ihres Gesprächspartners erkunden. Denn damit sind Sie bestens auf den eigentlichen Tag vorbereitet. Mit dem nahtlosen Anknüpfen ans Telefonat überspringen Sie den obligatorischen Smalltalk beim Event.

Zur perfekten Veranstaltungsorganisation gehört ein gutes Gästemanagement. Sicher wird keiner von Ihnen verlangen, den Namen von über hundert Gästen zu kennen. Die Namen und Funktionen der Ehrengäste gehört aber zum kleinen 1 x 1 des guten Eventmanagements. Praktisch ist übrigens eine Liste mit Fotos und Gästenamen. Sind Sie sich einmal unsicher, können Sie einen Blick darauf werfen. Damit die Liste nur die Gäste umfasst, die auch erscheinen, ist die Rückmeldung auf die Save the Date Karte Gold wert.

Manche Veranstaltungsformate erfordern in puncto Gästemanagement besonderes Fingerspitzengefühl. Daher lohnt es sich Sie sich eine Arbeitskraft zu diesem Zwecke zur Seite stellen. Diese Position konzentriert sich im Wesentlichen darauf Ihnen Namen und Stichworte zu geben. So sind Sie bestens für Gespräche mit hochkarätigen Gästen gewappnet.

Diese Events verlangen Save the Date Karten

Im Geschäftsjahr haben Sie viele Gelegenheiten Save the Date Karten zu verschicken. Von der Jahreshauptversammlung bis zur Weihnachtsfeier im kleinen Kreis; überall wird langfristig eingeplant. Die Save the Date Karte ist ein Hilfsmittel für alle Seiten. Die Gäste können frühzeitig die Planung auf das Event ausrichten. Sie als Veranstalter erhalten frühzeitig alle Hinweise für die Organisation. Die genaue Teilnehmerzahl gibt Auskunft darüber, ob Sie Ihre Ressourcen ausbauen müssen.

Hier stellen wir Ihnen eine kleine Auswahl an Veranstaltungsarten vor, die auf jeden Fall durch eine Save the Date Karte aufgewertet werden.

• Geschäftseröffnungen
• Jahreshauptversammlungen
• Firmenjubiläum
• Geschäftseröffnungen
• Runde Geburtstage in der Geschäftsführung
• Mitarbeiterfeste
• Messen
• Weihnachtsfeiern
• Networking Veranstaltungen

Das muss auf der Save the Date Karte stehen

In den seltenen Fällen interessieren sich Ihre Teilnehmer für Details à la Keynote Speaker, Kulinarik, etc. beim Lesen von Einladungsvormerkungen. Viel entscheidender ist, dass ein Platz im Terminkalender frei ist. Der Inhalt der Save the Date Karte ist grundsätzlich überschaubar. Vorzugsweise gehört die direkte Ansprache des Empfängers dazu. Veranstaltungsort und Datum sind obligatorisch, genauso wie die Bitte, die Teilnahme zu bestätigten oder abzusagen. Weisen Sie auch noch einmal darauf hin, dass die förmliche Einladung noch versendet wird.

Gehen Sie immer davon aus, dass Ihre zukünftigen Gäste wenig Zeit haben. Übersichtlichkeit ist gefragt! Platzieren Sie die wichtigen Informationen immer im oberen Bereich der Save the Date Karten – fett gedruckt. Mit einem Blick überschaut der Eingeladene alle Details und trifft seine Entscheidung.

Wann und wie verschicken Sie Save the Date Karten?

Die Save the Date Karte vermeidet, dass Ihre Gäste die Einladung aus terminlichen Gründen ausschlagen müssen. Verschicken Sie Ihr Schreiben also rechtzeitig. Sobald der Termin feststeht, ist der richtige Zeitpunkt die Karten zur Post zu bringen.

Postalische Mitteilungen werden im Übrigen besser wahrgenommen und werten die Veranstaltung auf. Weiterhin ist haben die Save the Date Karten für den Eventmanager die Funktion der Entlastung. Denn damit kitzeln Sie eine Reaktion bei den Gästen heraus: kommen oder nicht kommen. Sie erhalten zudem alle wesentlichen Informationen dafür, wie viele Teilnehmer Sie endgültig erwarten dürfen, wie viele Stühle und Tische bestellt werden, etc. pp. Kurz: Je eher Sie die Save the Date Karten raussenden, desto mehr Luft gönnen Sie sich selber für die perfekte Organisation der Veranstaltung.